Интернет магазин китайских планшетных компьютеров

Компьютеры - Система электронного архива - Этапы создания электронного архива

Количество этапов создания подобной системы зависит от того, чьими силами будет выполняться такой проект — самой организации или же компании-аутсорсера. В общем виде очередность такова:

• Обследование компании. Результатом его должен стать документ, отражающий текущее состояние документов, которые будут находиться в архиве, их количество, структуру и взаимосвязи. В него также должна войти информация о подразделениях, которые будут пользоваться архивом, технической и программной базе компании, возможности интеграции с другими системами, из которых необходим доступ, а также об уровне подготовленности сотрудников. На основе этого документа пишется техническое задание.

• Установка и настройка системы электронного архива. На данном этапе также приобретается оборудование для организации поточного ввода документов и для долговременного защищенного хранения данных.

• Наполнение системы, наиболее трудоемкий процесс, включающий в себя:

• • Сканирование документов — начиная с их подготовки и заканчивая проверкой качества полученных после оцифровки изображений;
  • Ввод информации в систему, включающий в себя либо, как минимум, создание карточки электронного документа с описывающими его атрибутами, либо — полнотекстовой базы имеющихся документов, а также верификация данных .

Необходимо различать залповый ввод — единовременный ввод в систему большого массива документов, формирующий архивный фонд — и текущий ввод — сканирование текущих документов и их последующий ввод в систему по мере появления.

• Интеграция системы электронного архива с бумажным архивом. Работа включает в себя выбор признаков систематизации общих для бумажной части архива и электронной части архива. При этом для бумажной части архива можно предусмотреть перевод архива на одну из Систем Управления Бумажными Документами.

Российский рынок электронных архивов

Участники рынка электронных архивов в России и странах СНГ подразделяются на несколько категорий:

• Разработчики программного обеспечения для организации электронных архивов;
• Поставщики и производители оборудования;
• Разработчики систем электронного документооборота и делопроизводства;
• Разработчики систем оптического распознавания символов;