Интернет магазин китайских планшетных компьютеров

Компьютеры - Система электронного архива - Основные функции

Внедрение такой системы, прежде всего, начинается с потребности структурировать электронную информацию, независимо от того, текстовые ли это документы, мультимедиа или графика: подписанные контракты, первичная финансовая, а также техническая и проектная документация.

Электронный архив включает следующие базовые функции:

• управление документами и иерархической структурой архива;
• имиджинг документов;
• поточный ввод — ускорение занесения большого массива типовых и разнородных документов в систему;
• управление Web-контентом;
• системы сообщений, позволяющие пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и отслеживать статус их выполнения.

В зависимости от разновидности системы архива и ее предназначения, появляются специфичные функции, например:

• для систем автоматизации архивного делопроизводства — формирование и оформление архивных дел, автоматическое формирование номенклатуры дел, учет и контроль использования дел;
• для архивов нормативно-технической документации — функция актуализации, напоминающая пользователю о необходимости проверить актуальность представленного в системе стандарта;
• для архивов финансовой документации — функция выборки, позволяющая в кратчайшие сроки вывести весь необходимый перечень документов, требующийся, например, для налоговых проверок.