|
|
Компьютеры - Система электронного архива - Этапы создания электронного архива23 января 2011
Оглавление: 1. Система электронного архива 2. Правовые нормы в сфере деятельности электронных архивов 3. Основные функции 4. Виды 5. Этапы создания электронного архива
Количество этапов создания подобной системы зависит от того, чьими силами будет выполняться такой проект самой организации или же компании-аутсорсера. В общем виде очередность такова:
- Обследование компании. Результатом его должен стать документ, отражающий текущее состояние документов, которые будут находиться в архиве, их количество, структуру и взаимосвязи. В него также должна войти информация о подразделениях, которые будут пользоваться архивом, технической и программной базе компании, возможности интеграции с другими системами, из которых необходим доступ, а также об уровне подготовленности сотрудников. На основе этого документа пишется техническое задание.
- Установка и настройка системы электронного архива. На данном этапе также приобретается оборудование для организации поточного ввода документов и для долговременного защищенного хранения данных.
- Наполнение системы, наиболее трудоемкий процесс, включающий в себя:
-
- Сканирование документов начиная с их подготовки и заканчивая проверкой качества полученных после оцифровки изображений;
- Ввод информации в систему, включающий в себя либо, как минимум, создание карточки электронного документа с описывающими его атрибутами, либо полнотекстовой базы имеющихся документов, а также верификация данных .
Необходимо различать залповый ввод единовременный ввод в систему большого массива документов, формирующий архивный фонд и текущий ввод сканирование текущих документов и их последующий ввод в систему по мере появления.
- Интеграция системы электронного архива с бумажным архивом. Работа включает в себя выбор признаков систематизации общих для бумажной части архива и электронной части архива. При этом для бумажной части архива можно предусмотреть перевод архива на одну из Систем Управления Бумажными Документами.
Российский рынок электронных архивов
Участники рынка электронных архивов в России и странах СНГ подразделяются на несколько категорий:
- Разработчики программного обеспечения для организации электронных архивов;
- Поставщики и производители оборудования;
- Разработчики систем электронного документооборота и делопроизводства;
- Разработчики систем оптического распознавания символов;
Просмотров: 5243
|